Recepcionista Secretaria

Importante empresa ubicada cerca a Puente Guadua por la Calle 80

Requiere recepcionista.

Funciones

1 Operar el conmutador telefónico, atendiendo y realizando llamadas, conectándolas con las extensiones correspondientes.
2 Tomar recados y asegurarse de transferirlos al destinatario oportunamente.
3 Recibir, registrar y canalizar la correspondencia y/o paquetes que lleguen a la empresa, ya sea por correo físico o mensajería.
4 Asignar y controlar el consecutivo de la correspondencia saliente.
5 Recepcionar y entregar documentos salientes de la Dirección General a las diferentes áreas.
6 Apoyar al área administrativa y financiera en la gestión documental.
7 Mantener actualizado de forma correcta y oportuna el archivo administrativo.
8 Conservar adecuadamente el archivo muerto del área administrativa y financiera.
9 Atender a clientes y visitantes en las instalaciones de la compañía, brindando una atención cordial y profesional.
10 Determinar las necesidades de servicio de clientes y visitantes, y canalizarlos adecuadamente con la persona o área correspondiente.
11 Ofrecer bebidas a los visitantes y asegurar una experiencia grata durante su estancia.
12 Colaborar en el registro de ingreso de visitantes a la empresa.
13 Monitorear el ingreso y salida de personas, reportando cualquier actividad sospechosa.
14 Responder y dirigir llamadas entrantes de forma oportuna y respetuosa.
15 Registrar y devolver llamadas telefónicas cuando sea necesario, proporcionando la información básica requerida.
16 Ordenar y distribuir los correos electrónicos entrantes.
17 Elaborar cartas para el envío de documentación, siguiendo las instrucciones de la Dirección Administrativa y Financiera.
18 Entregar documentos a la Dirección General para su revisión, aprobación y firma, conforme a las políticas establecidas.
19 Diligenciar formularios para inscripción o actualización de información ante las entidades correspondientes.
20 Agendar reuniones de forma adecuada y oportuna.
21 Reservar espacios, equipos y catering necesario para las reuniones de la Dirección General.
22 Mantener el área de recepción limpia, ordenada y con material de lectura disponible.
23 Operar y asegurar el buen funcionamiento de los equipos y mobiliarios de oficina asignados (teléfonos, impresoras, pantallas, etc.).
24 Gestionar la compra de tiquetes a nivel nacional según autorizaciones de la Dirección General o Administrativa y Financiera.
25 Recibir y entregar facturas al área contable con los requisitos legales y soportes, dentro de los tiempos establecidos.

Horario de Lunes a vierde de 7:30 a 5:30